L’état locatif est un tableau présentant, à une date donnée, la situation des surfaces louées, occupées ou vacantes d’un actif ou d’un portefeuille immobilier.

Il rassemble les principales informations économiques et contractuelles relatives aux locataires et à leurs baux.

L’état locatif est parfois désigné par le terme anglais « rent roll ».

Il constitue un document essentiel pour l’asset management, le property management, l’évaluation immobilière, le financement et la due diligence immobilière.

Il ne doit pas être confondu avec l’état des lieux, qui décrit l’état physique des locaux lors de leur remise ou de leur restitution.

— À quoi ça sert ?

Il permet notamment de :

• connaître les revenus contractuels

• calculer le taux d’occupation

• suivre la vacance locative

• identifier les principales échéances

• mesurer la concentration du risque locatif

• calculer la WALT

• comparer les loyers contractuels au loyer de marché

• préparer une stratégie de renouvellement

• construire un business plan immobilier

• réaliser une évaluation

• préparer une cession

• analyser la capacité de remboursement d’une dette

L’état locatif est souvent l’un des principaux points de départ de l’analyse financière d’un actif de rendement.

— Comment ça fonctionne ou se calcule ?

Que contient un état locatif ?

Le contenu varie selon les actifs et les organisations, mais il comprend généralement :

Les informations sur les locaux

• immeuble

• bâtiment

• étage

• lot

• surface

• usage

• état d’occupation

• stationnements ou annexes

• date de disponibilité éventuelle

Les informations sur le locataire

• identité

• raison sociale

• groupe d’appartenance

• activité

• qualité de crédit

• garanties

• dépôt de garantie

• éventuels impayés

Les informations sur le bail

• date de prise d’effet

• durée

• date d’échéance

• prochaine faculté de résiliation

• durée ferme restante

• destination

• indexation

• indice

• conditions de renouvellement

• éventuels droits particuliers

Les informations financières

• loyer facial

• loyer économique

• franchises

• paliers

• mesures d’accompagnement

• charges

• taxes

• dépôt

• impayés

• chiffre d’affaires, lorsque le loyer comporte une part variable

Le gestionnaire immobilier doit conserver des informations locatives complètes et disposer des baux ainsi que des documents relatifs à chaque occupant.

Pourquoi faut-il préciser la date de l’état locatif ?

L’état locatif constitue une photographie de la situation à une date déterminée.

Il peut évoluer rapidement en raison :

• d’une entrée ou d’un départ

• d’un renouvellement

• d’un avenant

• d’une indexation

• d’une franchise

• d’un impayé

• d’une résiliation

• d’une relocation

• d’un changement de surface

Un état locatif doit donc toujours préciser :

• sa date d’arrêté

• la date de mise à jour des loyers

• les événements postérieurs déjà connus

• les hypothèses éventuellement intégrées

Un document non daté peut conduire à utiliser des informations devenues obsolètes dans le business plan ou l’évaluation.

État locatif et WALT

La WALT est calculée à partir des informations contenues dans l’état locatif :

• loyer de chaque bail

• date de prochaine sortie

• date d’échéance

• pondération retenue

L’INREV définit la durée moyenne pondérée des baux comme la durée moyenne des contrats, pondérée par les loyers et mesurée jusqu’à la première faculté de sortie du locataire ou jusqu’à l’échéance.

Une erreur dans les dates ou les loyers de l’état locatif fausse donc directement le calcul de la WALT.

État locatif et vacance

L’état locatif doit faire apparaître clairement les surfaces :

• louées et occupées

• louées mais non encore occupées

• occupées sous franchise

• vacantes

• en travaux

• sous promesse de location

• indisponibles pour commercialisation

Cette distinction permet de ne pas confondre :

• taux d’occupation physique

• taux d’occupation financier

• vacance immédiate

• vacance future

• surfaces temporairement indisponibles

Comment vérifier un état locatif ?

Dans une due diligence, il convient notamment de rapprocher l’état locatif avec :

• les baux

• les avenants

• les actes de renouvellement

• les courriers de congé

• les factures

• les encaissements

• les dépôts de garantie

• les garanties bancaires

• les plans

• les surfaces

• les contentieux

• les échanges commerciaux en cours

Il faut également identifier les événements déjà décidés mais pas encore effectifs, comme un départ futur ou une nouvelle prise à bail.

— Exemple immobilier concret

Un immeuble comprend quatre lots :

L’état locatif fait apparaître :

• un taux de vacance physique de 12,5 %

• une forte concentration sur la société A

• une échéance significative en 2028

• des loyers différents selon les surfaces

Ces informations influencent directement :

• le cash-flow

• la WALT

• le risque locatif

• la valeur

• la stratégie de commercialisation

— Différences avec les notions proches

État locatif et baux : quelle différence ?

L’état locatif synthétise les principales informations contenues dans les baux commerciaux et leurs avenants.

Il ne remplace pas les documents contractuels.

En cas de contradiction :

• le bail signé

• ses avenants

• les actes de renouvellement

• les courriers de résiliation

• les accords particuliers

constituent les documents à examiner pour vérifier les droits et obligations des parties.

L’état locatif est un outil de synthèse. Sa fiabilité dépend de la qualité de sa mise à jour et de son rapprochement avec les contrats.

État locatif et situation comptable : quelle différence ?

L’état locatif présente les conditions contractuelles et la situation d’occupation.

La comptabilité indique notamment :

• les loyers facturés

• les sommes encaissées

• les impayés

• les provisions

• les régularisations

• les créances

Un loyer peut figurer dans l’état locatif sans avoir été encaissé. Inversement, une écriture comptable peut correspondre à une régularisation ancienne ou à une indemnité qui n’est pas un loyer courant.

Il est donc nécessaire de rapprocher les données locatives et comptables.

— Points de vigilance

Les principales erreurs concernent :

• un état locatif non daté

• des informations non rapprochées des baux

• des surfaces incohérentes

• la confusion entre loyer facial et loyer économique

• l’oubli des franchises

• l’absence de date de prochaine sortie

• les indexations non mises à jour

• les locataires en impayé présentés comme sécurisés

• les garanties expirées

• les avenants non intégrés

• les départs futurs non signalés

• la confusion entre surfaces vacantes et surfaces en travaux

La qualité de l’analyse immobilière dépend directement de la fiabilité de l’état locatif. Un tableau apparemment précis peut produire des conclusions erronées si ses données ne sont pas vérifiées.

— Notions associées

• Asset management

• Bail commercial

• Business plan immobilier

• Cash-flow immobilier

• DSCR

• Due diligence immobilière

• Évaluation immobilière

• Loyer de marché

• Loyer économique

• Loyer facial

• Property management

• Vacance locative

• Valeur de sortie

• WALT

— Auteur

Julien Roué

— Sources

INREV